Die Zukunft des Eventmanagements: Wegweisende Trends für 2024

In einer Welt der ständigen Veränderung und Innovation muss die Veranstaltungsbranche stets am Puls der Zeit bleiben. Das Jahr 2024 verspricht, eine Reihe bahnbrechender Trends zu etablieren, die die Art und Weise, wie wir Events planen, organisieren und erleben, nachhaltig prägen werden. Von der wachsenden Bedeutung virtueller und hybrider Formate über den Einsatz künstlicher Intelligenz bis hin zu einem verstärkten Fokus auf Nachhaltigkeit und Inklusion – die kommenden Monate werden die Branche vor spannende Herausforderungen stellen. In diesem ausführlichen Artikel beleuchten wir die wichtigsten Entwicklungen, die das Eventmanagement in 2024 prägen werden, und geben Einblicke, wie du deine Strategie erfolgreich an die neuen Gegebenheiten anpassen kannst.

2. Die Renaissance der Präsenzveranstaltungen

Zweifellos werden Präsenzveranstaltungen auch 2024 das Rückgrat vieler Eventmanagement-Programme bilden. Die Face-to-Face-Erfahrung bietet unübertroffene Möglichkeiten für tiefgreifende Interaktionen, Networking und Engagement – Elemente, die für den geschäftlichen Erfolg von entscheidender Bedeutung sind. Laut Daten unserer Cvent-Plattform beinhalten 86 % der Eventprogramme derzeit Präsenzveranstaltungen. Eine von Forrester Consulting im Auftrag von Cvent durchgeführte Studie ergab zudem, dass 89 % der globalen Veranstaltungs- und Meeting-Strategen Präsenzevents als wichtig oder entscheidend für die Steigerung des Umsatzes einstufen.

2.1 Die Vorteile des persönlichen Austauschs

Präsenzveranstaltungen schaffen eine einzigartige Atmosphäre, in der Teilnehmer auf einer viel persönlicheren Ebene miteinander in Kontakt treten können. Diese unmittelbare Verbindung lässt sich durch virtuelle Formate nur schwer ersetzen. Darüber hinaus ermöglichen sie den Aufbau langfristiger Beziehungen und die Vertiefung von Geschäftspartnerschaften – Aspekte, die in der digitalen Welt oftmals zu kurz kommen.

„Face-to-Face-Begegnungen sind nach wie vor der Schlüssel für erfolgreiche Geschäftsbeziehungen. Die persönliche Interaktion schafft ein Vertrauensverhältnis, das sich in der virtuellen Welt nur schwer aufbauen lässt.“ – Eventmanager bei TechXYZ

2.2 Einbindung virtueller Elemente

Obwohl Präsenzveranstaltungen im Mittelpunkt stehen, werden virtuelle und hybride Erlebnisse einen festen Platz in der Branche behalten. Laut unserem Annual Planner Sourcing Report (Europe Edition) planen bereits 24 % der europäischen Veranstalter für 2024 rein virtuelle Events, während 41 % Hybridformate anbieten werden – ein Anstieg von 8 % gegenüber 2022. Auf unserer Plattform enthalten 45 % der Eventprogramme virtuelle Elemente.

Die Integration virtueller Komponenten ermöglicht es Veranstaltern, ihre Reichweite zu vergrößern und Teilnehmern mehr Flexibilität zu bieten. Zudem profitieren sie von den Nachhaltigkeitsvorteilen digitaler Lösungen. Die Investition in die richtige Technologie zur nahtlosen Durchführung aller Veranstaltungsformate und zur Integration in Ihr CRM und andere MarTech-Systeme wird 2024 und darüber hinaus entscheidend für Ihren strategischen Erfolg sein.

3. Erlebnisorientierte Events im Fokus

Mit steigenden Erwartungen der Teilnehmer wächst auch der Druck auf Veranstalter, einzigartige Locations zu finden, die unvergessliche und interaktive Erlebnisse ermöglichen. Allerdings bedeutet dies nicht zwangsläufig, dass die Teilnehmer nach prunkvollen 5-Sterne-Erlebnissen suchen. 35 % der Befragten unseres North American Planner Sourcing Reports gaben an, bei der Auswahl einer Location vor allem auf eine einzigartige Ästhetik zu achten.

3.1 Außergewöhnliche Locations für besondere Events

Bei der Wahl von Nicht-Hotel-Locations bevorzugen Veranstalter Kongresszentren (53 %), Restaurants (50 %) und andere Orte, die einzigartige Erlebnisse versprechen. Trotz Budgetbeschränkungen sind Organisatoren entschlossen, nicht bei der Erlebnis-Qualität zu sparen. Sie suchen nach ungewöhnlichen Locations, die interaktive Erfahrungen unterstützen.

„Einzigartige Locations schaffen einen bleibenden Eindruck bei den Teilnehmern. Sie machen ein Event zu einem unvergesslichen Erlebnis, das die Marke nachhaltig prägt“, sagt Claudia Mertens, Eventmanagerin bei EventXperience.

Um sich von der Konkurrenz abzuheben, lohnt es sich für Veranstalter, über den Tellerrand hinauszublicken und nicht-traditionelle Orte in Betracht zu ziehen, die Raum für kreative und erlebnisorientierte Events bieten.

3.2 Interaktive Technologien als Gamechanger

Neben der Location selbst werden interaktive Technologien eine entscheidende Rolle spielen, um den Wow-Faktor zu erhöhen. Der Einsatz von Virtual und Augmented Reality, Gamification-Elementen oder sogar Hologrammen verspricht, die Teilnehmer auf eine nie dagewesene Art und Weise zu fesseln. Diese Tools ermöglichen es, jedes Event in ein unvergessliches Erlebnis zu verwandeln, das die Sinne anspricht und die Marke nachhaltig prägt.

Hier zwei Beispiele innovativer Eventlösungen von agentur-braun:

• Mit der Website-Erstellung mit Divi lassen sich moderne, ansprechende Websites gestalten, die das Erlebnis deines Events widerspiegeln.
• Das All-Inkl Hosting von All-Inkl.com sorgt dafür, dass deine Website zuverlässig und schnell läuft – die perfekte Grundlage für virtuelle Eventkomponenten.

4. Künstliche Intelligenz revolutioniert die Planung

Der Einsatz von künstlicher Intelligenz (KI) hat in den letzten Jahren enorm an Bedeutung gewonnen und wird die Veranstaltungsbranche 2024 weiter prägen. Generative KI-Tools wie ChatGPT eröffnen Veranstaltern und Marketern neue Möglichkeiten, zeitaufwändige Aufgaben zu automatisieren und sich auf kreative und strategische Tätigkeiten zu konzentrieren.

4.1 Intelligente Automatisierung im Eventmanagement

Veranstalter können KI einsetzen, um den gesamten Eventzyklus effizienter zu gestalten – von der Planung über die Durchführung bis hin zur Nachbereitung. Mittels prädiktiver Analysen lassen sich beispielsweise zukünftige Teilnehmerströme vorhersagen, potenzielle Besucher gezielt ansprechen und Veränderungen im Nachfrageverhalten frühzeitig erkennen.

Ein weiteres Einsatzgebiet ist die Erstellung von Eventmanagement-Inhalten. KI-Tools können dabei unterstützen, überzeugende Kampagnentexte, Programmübersichten oder Teilnehmer-Kommunikationen zu generieren – und das in kürzester Zeit und einer Qualität, die der menschlicher Autoren in nichts nachsteht.

4.2 Grenzen und Risiken der KI-Nutzung

Doch so vielversprechend die Möglichkeiten der künstlichen Intelligenz auch sind – es gilt, einige Risiken zu beachten. KI-Systeme sollten nie als alleinige Quelle der Wahrheit behandelt werden. Überprüfe stets die von ihnen bereitgestellten Informationen auf Richtigkeit und Relevanz. Zudem ist bei der Weitergabe vertraulicher oder sensibler Daten an KI-Tools äußerste Vorsicht geboten.

Eine verantwortungsvolle und umsichtige Nutzung der KI-Technologie ist unerlässlich, um ihr volles Potenzial auszuschöpfen und mögliche Risiken zu minimieren. Der Schlüssel liegt in der Weiterbildung der Mitarbeiter – nur mit den richtigen Kompetenzen lässt sich KI gewinnbringend in die Arbeitsabläufe integrieren.

5. Neue Wege für mehr Teilnehmerengagement

In einer Welt der Reizüberflutung müssen Veranstalter und Marketer kreative neue Wege finden, um die Aufmerksamkeit ihrer Zielgruppen zu gewinnen. Teilnehmer erwarten, bei einem Event vollständig in Inhalte und Erlebnisse eingebunden zu werden – eine Herausforderung, der sich die Branche 2024 stellen muss.

5.1 Fesselnde Inhalte und interaktive Formate

Ein überzeugendes inhaltliches Konzept mit fesselnden Präsentationen, Breakout-Sessions, Wellness-Angeboten und zahlreichen Networking-Möglichkeiten wird entscheidend sein, um Teilnehmer bei der Stange zu halten. Durch den Einsatz modernster Eventlösungen wie dem IONOS Homepage-Baukasten lassen sich digitale Erlebnisse schaffen, die die Aufmerksamkeit der Besucher von Anfang bis Ende binden.

Darüber hinaus werden Follow-up-Webinare und On-Demand-Inhalte dazu beitragen, die Community auch über das eigentliche Event hinaus zu binden. So lassen sich die Teilnehmer das ganze Jahr über einbinden und an die Marke binden.

5.2 Datengetriebene Personalisierung der Teilnehmererfahrung

Die richtigen Event-Technologien ermöglichen es nicht nur, Teilnehmer auf innovative Weise zu begeistern, sondern liefern auch wertvolle Daten zur Optimierung der Teilnehmererfahrung. Durch die Erfassung und Analyse von Interaktions- und Engagementdaten lassen sich Besucherprofile erstellen und Engagement-Scores für einzelne Teilnehmer berechnen.

Auf dieser Basis können Veranstalter ihre Kommunikation und Eventkonzepte individuell auf die Bedürfnisse und Interessen der Teilnehmer zuschneiden – ein Schlüssel für langfristige Kundenbindung und Markentreue. Plattformen wie Cvent bieten dafür leistungsfähige Analysefunktionen und die Möglichkeit, Daten mit anderen Marketing-Systemen zu verknüpfen.

6. Technologie verbindet Veranstalter und Locations

Die anhaltenden Personalengpässe in der Veranstaltungsbranche zwingen Organisatoren und Locations, effizienter denn je zusammenzuarbeiten. Technologie wird 2024 eine entscheidende Rolle dabei spielen, diese Herausforderungen zu meistern und die Zusammenarbeit zu optimieren.

6.1 Cloudbasierte Kollaborationstools für mehr Effizienz

Werkzeuge wie digitale Raumplanungs- und Veranstaltungsdiagramme ermöglichen es Veranstaltern und Locations, Entwürfe in Echtzeit zu teilen und gemeinsam an Layoutkonzepten zu arbeiten. So lassen sich Missverständnisse vermeiden und die Kommunikation erheblich straffen.

„Cloudbasierte Kollaborationstechnologien sind der Schlüssel für eine reibungslose Zusammenarbeit zwischen Veranstaltern und Locations. Sie sparen Zeit, senken Kosten und sorgen für einen produktiven Workflow“, erklärt Eventmanagement-Experte Michael Braun.

Viele dieser Lösungen lassen sich zudem nahtlos in bestehende Systeme wie Marketingautomatisierungs- und CRM-Plattformen integrieren – ein wichtiger Schritt hin zur Datenkonsolidierung über alle Eventaktivitäten hinweg.

6.2 Zentralisierung der Eventdaten für effizientes Arbeiten

Die Zusammenführung von Eventdaten auf einer zentralen Plattform wird 2024 ein wichtiges Anliegen für viele Unternehmen sein. Eine solche Konsolidierung ist nicht nur kostensparend, sondern verschafft Veranstaltern auch einen Überblick über alle Aktivitäten. So lassen sich Synergien identifizieren, Doppelarbeiten vermeiden und Prozesse optimieren.

Darüber hinaus profitieren Marketing- und Vertriebsteams von einer zentralen Datenbasis: Durch die Integration in bestehende Systeme können Teilnehmerinformationen und Engagement-Metriken mit anderen Kundendaten verknüpft werden. Dies eröffnet völlig neue Möglichkeiten für gezielte Vertriebsaktivitäten im Umfeld von Events.

7. Nachhaltigkeit und Inklusion als Markenversprechen

In einer Zeit, in der Verbraucher Wert auf soziale Verantwortung legen, müssen Veranstaltungen als Aushängeschild einer Marke ebenfalls Themen wie Nachhaltigkeit und Diversität, Gleichberechtigung & Inklusion (DE&I) Rechnung tragen. Die Erwartungen an Organisatoren und Locations in Bezug auf ökologische und soziale Standards werden 2024 weiter steigen.

7.1 Reduzierung des ökologischen Fußabdrucks

Laut einer Studie planen 78 % der Unternehmen, bis Ende 2024 Netto-Null-Ziele für ihre CO2-Emissionen zu erreichen. Gerade Veranstaltungen sind für einen großen ökologischen Fußabdruck verantwortlich – sei es durch Einwegmaterialien für Bühnenaufbauten, große Mengen an Reiseaktivitäten oder den hohen Energieverbrauch. Doch es gibt zahlreiche Möglichkeiten, die Umweltbelastung zu reduzieren, ohne die Qualität der Veranstaltung zu beeinträchtigen.

Ein Ansatz ist die Verwendung recycelter oder wiederverwendbarer Materialien für Messe- und Bühnenaufbauten. Zudem lassen sich durch die lokale Beschaffung von Personal, Catering und anderen Ressourcen nicht nur Kosten sparen, sondern auch erhebliche Mengen an CO2-Emissionen einsparen, die durch weite Transportwege entstehen. Mittlerweile gibt es auch Lösungen, mit denen der CO2-Fußabdruck einer Veranstaltung präzise gemessen und Kompensationsmaßnahmen ergriffen werden können.

7.2 Barrierefreiheit und Diversität als Wettbewerbsvorteil

Menschen mit Behinderungen machen laut Weltgesundheitsorganisation 16 % der Weltbevölkerung aus – in den USA sogar 27 % der Erwachsenen. Für Veranstalter ist es daher unerlässlich, ihre Events barrierefrei und inklusiv zu gestalten. Nur so lässt sich das volle Potenzial einer Veranstaltung ausschöpfen und eine möglichst breite Zielgruppe erreichen.

Barrierefreiheit beginnt bereits bei der Registrierung, indem die richtigen Fragen zu Unterstützungsbedarf gestellt werden. Auf der Veranstaltung selbst müssen eine angemessene Infrastruktur und ausreichend geschultes Personal verfügbar sein. Darüber hinaus sollten Organisatoren ihre Kommunikation auf Diversität und Inklusion ausrichten – von der Sprache in Einladungen bis hin zu Redner-Panels, die die Vielfalt der Gesellschaft widerspiegeln.

Durch einen ganzheitlichen Ansatz für Nachhaltigkeit und DE&I können Veranstalter nicht nur ihren ökologischen Fußabdruck verringern und ein integrativeres Umfeld schaffen, sondern auch ihre Markenreputation stärken. In einer Zeit, in der soziale Verantwortung für Verbraucher immer wichtiger wird, sind derartige Initiativen ein wichtiger Wettbewerbsvorteil.

8. Die Verschmelzung von Events und Marketing

Eine der auffälligsten Entwicklungen der letzten Jahre ist die zunehmende Konvergenz von Veranstaltungsmanagement und Marketing. Laut dem Fourth Annual Benchmark Report von ICE sind inzwischen 71 % der unternehmensinternen Eventteams der Marketingabteilung zugeordnet – ein deutlicher Anstieg gegenüber 55 % im Vorjahr.

8.1 Events als zentraler Bestandteil der Marketingstrategie

Dieser Trend spiegelt die wachsende Bedeutung von Veranstaltungen als strategisches Marketinginstrument wider. Planer integrieren Eventdaten in ihre CRM-Systeme und nutzen MarTech-Lösungen, während Marketer ganze Kampagnen rund um Events aufbauen und den Wert von Face-to-Face-Aktivitäten für sich entdecken.

Für einen nachhaltigen Erfolg ist eine enge Zusammenarbeit zwischen Event- und Marketingteams unerlässlich. Ein Verständnis für die jeweiligen Prioritäten und Zielsetzungen ist der Schlüssel für eine effektive Abstimmung von Strategien und Maßnahmen.

8.2 Datenintegration für ganzheitliche Kundensicht

Die Zusammenführung von Event- und Marketingdaten auf einer zentralen Plattform ermöglicht es Unternehmen, ein ganzheitliches Verständnis ihrer Kunden aufzubauen. Durch die Verknüpfung von Teilnehmerinformationen mit Vertriebsdaten lassen sich Interessenten und Leads präziser qualifizieren und Kampagnen für mehr Relevanz und Konversionen optimieren.

Leistungsfähige Eventmanagement-Systeme wie Cvent bieten dafür die nötige Integrationsfähigkeit in bestehende Marketing-Technologiestacks. So lässt sich eine zentrale Datenquelle für alle Kunden- und Kampagnenaktivitäten schaffen – die Grundlage für datengesteuerte Strategien und messbare Ergebnisse.

9. Technologiekompetenz als Schlüsselfaktor

Je stärker Technologie das Veranstaltungsgeschäft durchdringt, desto wichtiger werden die entsprechenden Fähigkeiten der Mitarbeiter. Die Nachfrage nach Experten für Bereiche wie künstliche Intelligenz, Datenanalyse und Automatisierung wird 2024 weiter steigen.

9.1 Weiterbildung für die Eventbranche der Zukunft

Unternehmen, die in die kontinuierliche Weiterbildung ihrer Belegschaft investieren, werden im Wettbewerb die Nase vorn haben. Relevante Schulungen und Zertifizierungen zu neuen Technologien sind der Schlüssel, um das volle Potenzial innovativer Lösungen auszuschöpfen.

Eine Schlüsselrolle nimmt hier der Event-Technologe ein – eine Funktion, die bei 63 % der Unternehmen der Veranstaltungsabteilung zugeordnet ist. Event-Technologen verfügen über fundiertes technisches Wissen und Erfahrung in der Eventplanung. Sie sind entscheidend für die Integration neuer Tools in bestehende Prozesse.

9.2 Lebenslanges Lernen für dauerhafte Wettbewerbsfähigkeit

In einer sich ständig wandelnden Branche ist lebenslanges Lernen unerlässlich, um mit Trends und Entwicklungen Schritt zu halten. Organisationen müssen eine Kultur des kontinuierlichen Lernens etablieren und ihren Mitarbeitern Möglichkeiten zur persönlichen und fachlichen Weiterentwicklung bieten.

Nur mit dem nötigen Technologie-Knowhow lassen sich die zahlreichen Chancen neuer Lösungen voll ausschöpfen – sei es durch effizientere Abläufe, innovative Eventformate oder datengestützte Optimierung von Teilnehmererlebnissen und Kampagnen. Unternehmen, die hier investieren, sichern sich einen Wettbewerbsvorsprung für die Zukunft.

10. Kosteneffizienz durch messbare Ergebnisse

Die steigenden Kosten für Veranstaltungen bleiben 2024 eine der größten Herausforderungen für die Branche. Laut der 2024 Amex Global Trends Forecast rechnen 67 % der Befragten mit höheren Ausgaben für Meetings und Events im kommenden Jahr.

10.1 Einsparungen ohne Qualitätseinbußen

Angesichts dieser Entwicklung werden Veranstalter nach neuen Wegen suchen, um Kosten zu sparen, ohne Abstriche bei der Veranstaltungsqualität machen zu müssen. So gaben in unserer Planner Sourcing Studie 83 % der nordamerikanischen Befragten an, für Einsparungen von 6 % oder mehr die Location zu wechseln. Die Hälfte würde dafür sogar Ersparnisse von bis zu 10 % in Kauf nehmen.

Diese Zahlen verdeutlichen den Spagat, den Organisatoren in Bezug auf Budgets, Erlebnisqualität und Veranstaltungs-ROI meistern müssen. Hier werden intelligente Technologielösungen zu einem entscheidenden Faktor: Sie erlauben Einblicke in alle Aktivitäten, ermöglichen datengestützte Optimierungen und helfen, Ineffizienzen zu beseitigen.

10.2 Investitionssicherheit durch ROI-Messung

Mit dem wachsenden Kostendruck steigt auch der Bedarf an Transparenz und Messbarkeit von Veranstaltungsergebnissen. 48 % der nordamerikanischen Planer gaben an, dass Kosteneinsparungen 2024 zu ihren Top-Prioritäten zählen werden.

Um Investitionsentscheidungen auf einer soliden Datengrundlage zu treffen, müssen Veranstalter die richtigen Key Performance Indikatoren (KPIs) definieren und Ist-Werte kontinuierlich erheben. Nur so lässt sich der tatsächliche Return on Investment einer Veranstaltung zuverlässig bewerten.

Integrierte Eventmanagement-Plattformen mit leistungsfähigen Analyse- und Berichtsmodulen sind hier die Lösung. Sie bündeln sämtliche Daten aus unterschiedlichen Quellen und erlauben fundiertere Entscheidungen für mehr Effizienz und Wirkung.

11. Zentralisierung für mehr Skalierbarkeit

Unternehmen erkennen zunehmend den Bedarf, ihre Eventtechnologien ebenso zu konsolidieren und zu zentralisieren wie sie es bei CRM- und Marketing-Systemen bereits getan haben. Eine Zusammenführung auf einer Plattform reduziert nicht nur Kosten, sondern entlastet auch überlastete Teams und schafft Raum für effizienteres Arbeiten.

11.1 Technologische Integration für Wachstum

Doch Konsolidierung ist mehr als nur eine Kostenfrage. Organisationen setzen vermehrt auf integrierte Technologiestacks, um ihr Wachstum zu beschleunigen. Durch die Verbindung aller Eventdaten mit Marketing-Automatisierungs- und CRM-Systemen lässt sich ein ganzheitliches Bild der Teilnehmer und ihrer Interessen gewinnen.

Auf dieser Basis können Vertriebsteams effektiver mit potenziellen Kunden interagieren und Veranstalter ihre Angebote präziser auf die Nachfrage zuschneiden. So wird aus der reinen Kostensenkung ein Wachstumshebel.

11.2 Kollaboration für mehr Agilität

Vereinheitlichte Plattformen erleichtern zudem die unternehmensübergreifende Zusammenarbeit zwischen Marketing, Vertrieb und Eventmanagement. Durch den Abbau von Datensilos und die Integration aller Stakeholder lassen sich Abläufe erheblich straffen und Entscheidungsprozesse beschleunigen.

In einer sich ständig wandelnden Branche ist Agilität der Schlüssel zum Erfolg. Unternehmen, die ihre Daten und Technologien zentralisieren, bauen hier einen strategischen Vorteil auf. Sie können schneller auf Trends reagieren, Potenziale erkennen und Maßnahmen umsetzen.

Fazit

Die Veranstaltungsbranche steht vor einer Reihe spannender Herausforderungen, die unsere Art zu arbeiten, zu planen und zu interagieren nachhaltig prägen werden. Doch wer die richtigen Technologien und Strategien wählt, kann aus diesen Trends erhebliche Wettbewerbsvorteile generieren.

Investitionen in Lösungen für hybride und virtuelle Formate, Kollaborationstechnologien für effizientere Prozesse sowie datengestützte Entscheidungsfindung werden zu den Schlüsselfaktoren des Erfolgs. Gleichzeitig müssen Veranstalter Aspekte wie Nachhaltigkeit, Inklusion und Kostenkontrolle stärker in den Fokus rücken.

Wer diese Trends richtig adressiert, den Wandel als Chance begreift und in die kontinuierliche Weiterentwicklung seiner Mitarbeiter investiert, wird 2024 und in den kommenden Jahren die Nase vorn haben. Die Zukunft des Eventmanagements hat bereits begonnen – lass sie uns gemeinsam gestalten!